Develop Portfolio Management Plans
Desenvolver planos detalhados para gestão de portfólio de programas e projetos de TI é essencial para garantir que os recursos da organização sejam utilizados de forma eficiente e eficaz.
Este processo envolve a criação de uma estratégia clara e detalhada que define como os projetos serão selecionados, priorizados, monitorados e gerenciados ao longo de seu ciclo de vida.
Os planos devem considerar os objetivos estratégicos da organização, assegurando que cada projeto contribua diretamente para esses objetivos.
Além disso, devem incluir critérios de avaliação de projetos, processos de governança, e estruturas de comunicação e reporte.
O plano de gestão de portfólio deve ser dinâmico, permitindo ajustes conforme necessário para responder a mudanças nas prioridades de negócios ou no ambiente externo.
- PDCA focus: Plan
- Periodicidade: Anual
| # | Nome da Atividade | Descrição | Inputs | Outputs | RACI | DARE |
| 1 | Establish Portfolio Objectives | Estabelecer os objetivos do portfólio alinhados com a estratégia organizacional. | Estratégia organizacional, feedback de stakeholders | Objetivos do portfólio definidos | Responsible: IT Governance & Transformation; Accountable: IT Governance & Transformation; Consulted: All areas; Informed: All areas | Decider: IT Governance & Transformation; Advisor: All areas; Recommender: Architecture & Technology Visioning; Executer: IT Governance & Transformation |
| 2 | Define Selection Criteria | Definir critérios para a seleção e priorização de projetos no portfólio. | Objetivos do portfólio | Critérios de seleção definidos | Responsible: IT Governance & Transformation; Accountable: IT Governance & Transformation; Consulted: All areas; Informed: All areas | Decider: IT Governance & Transformation; Advisor: All areas; Recommender: Solution Engineering & Development; Executer: IT Governance & Transformation |
| 3 | Develop Governance Framework | Desenvolver um framework de governança para a gestão do portfólio de projetos. | Critérios de seleção, melhores práticas | Framework de governança desenvolvido | Responsible: IT Governance & Transformation; Accountable: IT Governance & Transformation; Consulted: All areas; Informed: All areas | Decider: IT Governance & Transformation; Advisor: All areas; Recommender: Data, AI & New Technology; Executer: IT Governance & Transformation |
| 4 | Allocate Resources | Alocar os recursos necessários para a execução dos projetos selecionados. | Framework de governança, objetivos do portfólio | Recursos alocados | Responsible: IT Governance & Transformation; Accountable: IT Governance & Transformation; Consulted: All areas; Informed: All areas | Decider: IT Governance & Transformation; Advisor: All areas; Recommender: Architecture & Technology Visioning; Executer: IT Governance & Transformation |
| 5 | Establish Reporting Mechanisms | Estabelecer mecanismos de reporte para monitorar o progresso do portfólio. | Recursos alocados | Mecanismos de reporte estabelecidos | Responsible: IT Governance & Transformation; Accountable: IT Governance & Transformation; Consulted: All areas; Informed: All areas | Decider: IT Governance & Transformation; Advisor: All areas; Recommender: Solution Engineering & Development; Executer: IT Governance & Transformation |
Identify Portfolio Priorities
Identificar as prioridades do portfólio de programas e projetos de TI é uma atividade crucial para garantir que os recursos da organização sejam direcionados para iniciativas que proporcionem maior valor estratégico.
Este processo envolve a análise detalhada de todos os projetos e programas potenciais e em andamento, avaliando-os com base em critérios de priorização previamente definidos.
A identificação das prioridades deve considerar a alocação de recursos, riscos, alinhamento com os objetivos estratégicos e o potencial retorno sobre o investimento.
É necessário realizar sessões de avaliação e discussão com as partes interessadas chave para assegurar que as prioridades refletem as necessidades e expectativas da organização.
- PDCA focus: Plan
- Periodicidade: Semestral
| # | Nome da Atividade | Descrição | Inputs | Outputs | RACI | DARE |
| 1 | Collect Project Data | Coletar dados detalhados sobre todos os projetos potenciais e em andamento. | Dados de projetos | Dados coletados | Responsible: IT Governance & Transformation; Accountable: IT Governance & Transformation; Consulted: All areas; Informed: All areas | Decider: IT Governance & Transformation; Advisor: All areas; Recommender: Data, AI & New Technology; Executer: IT Governance & Transformation |
| 2 | Evaluate Project Alignment | Avaliar o alinhamento dos projetos com os objetivos estratégicos da organização. | Dados coletados, objetivos estratégicos | Avaliação de alinhamento realizada | Responsible: IT Governance & Transformation; Accountable: IT Governance & Transformation; Consulted: All areas; Informed: All areas | Decider: IT Governance & Transformation; Advisor: All areas; Recommender: Architecture & Technology Visioning; Executer: IT Governance & Transformation |
| 3 | Assess Resource Requirements | Avaliar os requisitos de recursos para cada projeto. | Dados coletados, avaliação de alinhamento | Requisitos de recursos avaliados | Responsible: IT Governance & Transformation; Accountable: IT Governance & Transformation; Consulted: All areas; Informed: All areas | Decider: IT Governance & Transformation; Advisor: All areas; Recommender: Solution Engineering & Development; Executer: IT Governance & Transformation |
| 4 | Prioritize Projects | Priorizar os projetos com base em critérios de valor estratégico e viabilidade. | Requisitos de recursos, avaliação de alinhamento | Projetos priorizados | Responsible: IT Governance & Transformation; Accountable: IT Governance & Transformation; Consulted: All areas; Informed: All areas | Decider: IT Governance & Transformation; Advisor: All areas; Recommender: Data, AI & New Technology; Executer: IT Governance & Transformation |
| 5 | Review with Stakeholders | Revisar e validar as prioridades com as partes interessadas chave. | Projetos priorizados | Prioridades validadas | Responsible: IT Governance & Transformation; Accountable: IT Governance & Transformation; Consulted: All areas; Informed: All areas | Decider: IT Governance & Transformation; Advisor: All areas; Recommender: Solution Engineering & Development; Executer: IT Governance & Transformation |
Execute Portfolio Management Activities
Executar as atividades de gestão de portfólio conforme planejado é essencial para garantir a implementação bem-sucedida dos projetos prioritários.
Este processo envolve a coordenação e supervisão das atividades diárias de gestão de portfólio, garantindo que os projetos estejam progredindo conforme o planejado e que os recursos estejam sendo utilizados eficientemente.
A execução inclui a facilitação de reuniões regulares de status, a resolução de problemas e obstáculos, e a comunicação contínua com todas as partes interessadas para assegurar o alinhamento e a transparência.
Também é vital ajustar as alocações de recursos e as prioridades conforme necessário para responder a mudanças nas condições do projeto ou nas prioridades organizacionais.
- PDCA focus: Do
- Periodicidade: Contínua
| # | Nome da Atividade | Descrição | Inputs | Outputs | RACI | DARE |
| 1 | Coordinate Project Teams | Coordenar as equipes de projetos para garantir a execução eficiente das atividades. | Planos de projeto, recursos alocados | Equipes coordenadas | Responsible: IT Governance & Transformation; Accountable: IT Governance & Transformation; Consulted: All areas; Informed: All areas | Decider: IT Governance & Transformation; Advisor: All areas; Recommender: Data, AI & New Technology; Executer: IT Governance & Transformation |
| 2 | Facilitate Status Meetings | Facilitar reuniões regulares de status para monitorar o progresso dos projetos. | Equipes coordenadas, planos de projeto | Atas das reuniões de status | Responsible: IT Governance & Transformation; Accountable: IT Governance & Transformation; Consulted: All areas; Informed: All areas | Decider: IT Governance & Transformation; Advisor: All areas; Recommender: Architecture & Technology Visioning; Executer: IT Governance & Transformation |
| 3 | Resolve Issues | Resolver problemas e obstáculos que possam surgir durante a execução dos projetos. | Atas das reuniões de status, feedbacks | Problemas resolvidos | Responsible: IT Governance & Transformation; Accountable: IT Governance & Transformation; Consulted: All areas; Informed: All areas | Decider: IT Governance & Transformation; Advisor: All areas; Recommender: Solution Engineering & Development; Executer: IT Governance & Transformation |
| 4 | Communicate Progress | Comunicar o progresso dos projetos para as partes interessadas. | Problemas resolvidos, atas das reuniões | Progresso comunicado | Responsible: IT Governance & Transformation; Accountable: IT Governance & Transformation; Consulted: All areas; Informed: All areas | Decider: IT Governance & Transformation; Advisor: All areas; Recommender: Data, AI & New Technology; Executer: IT Governance & Transformation |
| 5 | Adjust Resource Allocation | Ajustar a alocação de recursos conforme necessário para garantir a eficiência dos projetos. | Progresso comunicado, feedbacks | Recursos ajustados | Responsible: IT Governance & Transformation; Accountable: IT Governance & Transformation; Consulted: All areas; Informed: All areas | Decider: IT Governance & Transformation; Advisor: All areas; Recommender: Solution Engineering & Development; Executer: IT Governance & Transformation |
Monitor Portfolio Performance
Monitorar continuamente o desempenho do portfólio de programas e projetos de TI é essencial para garantir que os objetivos estratégicos estejam sendo alcançados e que quaisquer desvios sejam identificados e corrigidos prontamente.
Este processo envolve a coleta e análise de dados de desempenho dos projetos, a realização de revisões regulares de progresso e a comunicação dos resultados para as partes interessadas.
A utilização de KPIs e métricas de desempenho é fundamental para fornecer uma visão clara e objetiva do status do portfólio.
Além disso, o monitoramento permite a identificação de tendências e padrões que podem indicar áreas de risco ou oportunidades para melhorias.
- PDCA focus: Check
- Periodicidade: Mensal
| # | Nome da Atividade | Descrição | Inputs | Outputs | RACI | DARE |
| 1 | Collect Performance Data | Coletar dados de desempenho de todos os projetos do portfólio. | Dados de desempenho dos projetos | Dados coletados | Responsible: IT Governance & Transformation; Accountable: IT Governance & Transformation; Consulted: All areas; Informed: All areas | Decider: IT Governance & Transformation; Advisor: All areas; Recommender: Data, AI & New Technology; Executer: IT Governance & Transformation |
| 2 | Analyze Performance Metrics | Analisar as métricas de desempenho dos projetos. | Dados coletados | Análise das métricas | Responsible: IT Governance & Transformation; Accountable: IT Governance & Transformation; Consulted: All areas; Informed: All areas | Decider: IT Governance & Transformation; Advisor: All areas; Recommender: Architecture & Technology Visioning; Executer: IT Governance & Transformation |
| 3 | Conduct Progress Reviews | Realizar revisões regulares de progresso com as equipes de projeto. | Análise das métricas | Relatórios de progresso | Responsible: IT Governance & Transformation; Accountable: IT Governance & Transformation; Consulted: All areas; Informed: All areas | Decider: IT Governance & Transformation; Advisor: All areas; Recommender: Solution Engineering & Development; Executer: IT Governance & Transformation |
| 4 | Communicate Results | Comunicar os resultados do desempenho para as partes interessadas. | Relatórios de progresso | Resultados comunicados | Responsible: IT Governance & Transformation; Accountable: IT Governance & Transformation; Consulted: All areas; Informed: All areas | Decider: IT Governance & Transformation; Advisor: All areas; Recommender: Data, AI & New Technology; Executer: IT Governance & Transformation |
| 5 | Identify Improvement Areas | Identificar áreas de melhoria com base nos resultados monitorados. | Resultados comunicados | Oportunidades de melhoria identificadas | Responsible: IT Governance & Transformation; Accountable: IT Governance & Transformation; Consulted: All areas; Informed: All areas | Decider: IT Governance & Transformation; Advisor: All areas; Recommender: Solution Engineering & Development; Executer: IT Governance & Transformation |
Review and Optimize Portfolio Processes
Revisar e otimizar os processos de gestão de portfólio com base nos resultados obtidos é um passo crítico para garantir que a TI continue a fornecer valor estratégico para a organização.
Este processo envolve a análise dos resultados das iniciativas de portfólio, a incorporação de feedback das partes interessadas e a implementação de ajustes necessários para melhorar a eficácia dos processos de gestão de portfólio.
A revisão deve considerar as melhores práticas do setor, bem como as lições aprendidas de ciclos anteriores, para assegurar que as mudanças implementadas estejam alinhadas com os objetivos estratégicos da organização.
A comunicação das atualizações é fundamental para garantir que todas as partes interessadas estejam cientes das mudanças e possam se adaptar adequadamente.
- PDCA focus: Act
- Periodicidade: Trimestral
| # | Nome da Atividade | Descrição | Inputs | Outputs | RACI | DARE |
| 1 | Evaluate Current Processes | Avaliar criticamente os processos atuais de gestão de portfólio. | Feedbacks das partes interessadas, resultados monitorados | Relatório de avaliação das práticas atuais | Responsible: IT Governance & Transformation; Accountable: IT Governance & Transformation; Consulted: All areas; Informed: All areas | Decider: IT Governance & Transformation; Advisor: All areas; Recommender: Data, AI & New Technology; Executer: IT Governance & Transformation |
| 2 | Identify Process Improvements | Identificar melhorias nos processos de gestão de portfólio. | Relatório de avaliação das práticas atuais | Áreas de aprimoramento identificadas | Responsible: IT Governance & Transformation; Accountable: IT Governance & Transformation; Consulted: All areas; Informed: All areas | Decider: IT Governance & Transformation; Advisor: All areas; Recommender: Architecture & Technology Visioning; Executer: IT Governance & Transformation |
| 3 | Develop Improvement Plan | Desenvolver um plano detalhado para melhorar os processos de gestão de portfólio. | Áreas de aprimoramento identificadas | Plano de melhoria desenvolvido | Responsible: IT Governance & Transformation; Accountable: IT Governance & Transformation; Consulted: All areas; Informed: All areas | Decider: IT Governance & Transformation; Advisor: All areas; Recommender: Solution Engineering & Development; Executer: IT Governance & Transformation |
| 4 | Implement Process Improvements | Implementar as melhorias conforme o plano desenvolvido. | Plano de melhoria desenvolvido | Melhoria implementadas | Responsible: IT Governance & Transformation; Accountable: IT Governance & Transformation; Consulted: All areas; Informed: All areas | Decider: IT Governance & Transformation; Advisor: All areas; Recommender: Data, AI & New Technology; Executer: IT Governance & Transformation |
| 5 | Communicate Updates | Comunicar as atualizações dos processos para as partes interessadas. | Melhoria implementadas | Atualizações comunicadas | Responsible: IT Governance & Transformation; Accountable: IT Governance & Transformation; Consulted: All areas; Informed: All areas | Decider: IT Governance & Transformation; Advisor: All areas; Recommender: Solution Engineering & Development; Executer: IT Governance & Transformation |
