Develop Communication Strategy
Desenvolver uma estratégia para promover a comunicação interna e externa da TI é fundamental para garantir que todas as partes interessadas estejam informadas e alinhadas com os objetivos organizacionais.
Este processo envolve a criação de um plano estratégico de comunicação que define as metas, os públicos-alvo, as mensagens-chave e os canais de comunicação a serem utilizados.
A estratégia deve ser baseada nas necessidades específicas da organização e deve considerar a diversidade de stakeholders, incluindo colaboradores, clientes e parceiros externos.
Além disso, a estratégia deve incluir um plano de implementação detalhado, com cronogramas, recursos necessários e métricas para avaliar a eficácia das iniciativas de comunicação.
A colaboração com outras áreas de TI e de negócios é essencial para garantir que a estratégia seja abrangente e eficaz.
- PDCA focus: Plan
- Periodicidade: Anual
| # | Nome da Atividade | Descrição | Inputs | Outputs | RACI | DARE |
| 1 | Identify Stakeholders | Identificar os principais stakeholders da comunicação interna e externa. | Feedback de stakeholders, organograma | Lista de stakeholders | Responsible: IT Governance & Transformation; Accountable: IT Governance & Transformation; Consulted: All areas; Informed: All areas | Decider: IT Governance & Transformation; Advisor: All areas; Recommender: Architecture & Technology Visioning; Executer: IT Governance & Transformation |
| 2 | Define Communication Objectives | Definir os objetivos de comunicação alinhados com a estratégia organizacional. | Estratégia organizacional, feedback de stakeholders | Objetivos de comunicação definidos | Responsible: IT Governance & Transformation; Accountable: IT Governance & Transformation; Consulted: All areas; Informed: All areas | Decider: IT Governance & Transformation; Advisor: All areas; Recommender: Solution Engineering & Development; Executer: IT Governance & Transformation |
| 3 | Develop Key Messages | Desenvolver as mensagens-chave para cada público-alvo identificado. | Objetivos de comunicação, lista de stakeholders | Mensagens-chave desenvolvidas | Responsible: IT Governance & Transformation; Accountable: IT Governance & Transformation; Consulted: All areas; Informed: All areas | Decider: IT Governance & Transformation; Advisor: All areas; Recommender: Data, AI & New Technology; Executer: IT Governance & Transformation |
| 4 | Select Communication Channels | Selecionar os canais de comunicação mais apropriados para cada público-alvo. | Mensagens-chave, lista de stakeholders | Canais de comunicação selecionados | Responsible: IT Governance & Transformation; Accountable: IT Governance & Transformation; Consulted: All areas; Informed: All areas | Decider: IT Governance & Transformation; Advisor: All areas; Recommender: Architecture & Technology Visioning; Executer: IT Governance & Transformation |
| 5 | Develop Implementation Plan | Desenvolver um plano de implementação detalhado para a estratégia de comunicação. | Canais de comunicação, objetivos de comunicação | Plano de implementação desenvolvido | Responsible: IT Governance & Transformation; Accountable: IT Governance & Transformation; Consulted: All areas; Informed: All areas | Decider: IT Governance & Transformation; Advisor: All areas; Recommender: Solution Engineering & Development; Executer: IT Governance & Transformation |
Identify Communication Goals
Identificar os objetivos de comunicação entre as diversas áreas de TI e com áreas externas é essencial para alinhar a comunicação com as metas estratégicas da organização.
Este processo envolve a análise das necessidades de comunicação de cada área, a definição de metas claras e específicas para cada público-alvo, e a determinação dos resultados esperados.
Os objetivos de comunicação devem ser SMART (específicos, mensuráveis, atingíveis, relevantes e temporais) para assegurar que possam ser efetivamente monitorados e avaliados.
A participação das partes interessadas é crucial para garantir que os objetivos atendam às suas expectativas e necessidades.
Além disso, este processo deve considerar os desafios e oportunidades de comunicação específicos da organização.
- PDCA focus: Plan
- Periodicidade: Anual
| # | Nome da Atividade | Descrição | Inputs | Outputs | RACI | DARE |
| 1 | Assess Communication Needs | Avaliar as necessidades de comunicação de cada área da TI e stakeholders externos. | Feedback de stakeholders, análise de necessidades | Necessidades de comunicação avaliadas | Responsible: IT Governance & Transformation; Accountable: IT Governance & Transformation; Consulted: All areas; Informed: All areas | Decider: IT Governance & Transformation; Advisor: All areas; Recommender: Data, AI & New Technology; Executer: IT Governance & Transformation |
| 2 | Define SMART Objectives | Definir objetivos de comunicação que sejam específicos, mensuráveis, atingíveis, relevantes e temporais (SMART). | Análise de necessidades, feedback de stakeholders | Objetivos SMART definidos | Responsible: IT Governance & Transformation; Accountable: IT Governance & Transformation; Consulted: All areas; Informed: All areas | Decider: IT Governance & Transformation; Advisor: All areas; Recommender: Solution Engineering & Development; Executer: IT Governance & Transformation |
| 3 | Align Objectives with Strategy | Alinhar os objetivos de comunicação com a estratégia organizacional e de TI. | Objetivos SMART, estratégia organizacional | Objetivos alinhados com a estratégia | Responsible: IT Governance & Transformation; Accountable: IT Governance & Transformation; Consulted: All areas; Informed: All areas | Decider: IT Governance & Transformation; Advisor: All areas; Recommender: Architecture & Technology Visioning; Executer: IT Governance & Transformation |
| 4 | Establish Measurement Criteria | Estabelecer critérios e métricas para medir o sucesso dos objetivos de comunicação. | Objetivos alinhados com a estratégia | Critérios de medição estabelecidos | Responsible: IT Governance & Transformation; Accountable: IT Governance & Transformation; Consulted: All areas; Informed: All areas | Decider: IT Governance & Transformation; Advisor: All areas; Recommender: Data, AI & New Technology; Executer: IT Governance & Transformation |
| 5 | Communicate Goals to Stakeholders | Comunicar os objetivos de comunicação para todas as partes interessadas. | Critérios de medição estabelecidos | Objetivos comunicados | Responsible: IT Governance & Transformation; Accountable: IT Governance & Transformation; Consulted: All areas; Informed: All areas | Decider: IT Governance & Transformation; Advisor: All areas; Recommender: Solution Engineering & Development; Executer: IT Governance & Transformation |
Implement Communication Channels
Implementar canais de comunicação, como intranet, newsletters e plataformas de mensagens instantâneas, é crucial para assegurar que as informações sejam transmitidas de forma eficaz e oportuna.
Este processo envolve a seleção, configuração e lançamento de ferramentas e plataformas de comunicação que atendam às necessidades específicas da organização e dos seus stakeholders.
A implementação deve considerar a facilidade de uso, a segurança da informação e a integração com os sistemas existentes.
Além disso, deve incluir a formação dos usuários e a criação de diretrizes claras sobre o uso adequado dos canais de comunicação.
A avaliação contínua da eficácia dos canais é necessária para realizar ajustes e melhorias conforme necessário.
- PDCA focus: Do
- Periodicidade: Contínua
| # | Nome da Atividade | Descrição | Inputs | Outputs | RACI | DARE |
| 1 | Select Communication Tools | Selecionar as ferramentas de comunicação mais adequadas para a organização. | Feedback de stakeholders, análise de necessidades | Ferramentas de comunicação selecionadas | Responsible: IT Governance & Transformation; Accountable: IT Governance & Transformation; Consulted: All areas; Informed: All areas | Decider: IT Governance & Transformation; Advisor: All areas; Recommender: Architecture & Technology Visioning; Executer: IT Governance & Transformation |
| 2 | Configure Communication Platforms | Configurar as plataformas de comunicação selecionadas de acordo com as necessidades da organização. | Ferramentas selecionadas | Plataformas configuradas | Responsible: IT Governance & Transformation; Accountable: IT Governance & Transformation; Consulted: All areas; Informed: All areas | Decider: IT Governance & Transformation; Advisor: All areas; Recommender: Solution Engineering & Development; Executer: IT Governance & Transformation |
| 3 | Launch Communication Channels | Lançar os canais de comunicação e disponibilizá-los para os usuários. | Plataformas configuradas | Canais de comunicação lançados | Responsible: IT Governance & Transformation; Accountable: IT Governance & Transformation; Consulted: All areas; Informed: All areas | Decider: IT Governance & Transformation; Advisor: All areas; Recommender: Data, AI & New Technology; Executer: IT Governance & Transformation |
| 4 | Train Users | Treinar os usuários no uso adequado dos canais de comunicação implementados. | Canais de comunicação lançados | Usuários treinados | Responsible: IT Governance & Transformation; Accountable: IT Governance & Transformation; Consulted: All areas; Informed: All areas | Decider: IT Governance & Transformation; Advisor: All areas; Recommender: Architecture & Technology Visioning; Executer: IT Governance & Transformation |
| 5 | Create Usage Guidelines | Criar diretrizes claras sobre o uso adequado dos canais de comunicação. | Usuários treinados | Diretrizes de uso criadas | Responsible: IT Governance & Transformation; Accountable: IT Governance & Transformation; Consulted: All areas; Informed: All areas | Decider: IT Governance & Transformation; Advisor: All areas; Recommender: Solution Engineering & Development; Executer: IT Governance & Transformation |
Monitor Communication Effectiveness
Monitorar continuamente a eficácia das iniciativas de comunicação utilizando indicadores-chave de desempenho (KPIs) é essencial para garantir que as metas de comunicação sejam atingidas.
Este processo envolve a coleta e análise de dados de desempenho dos canais de comunicação, incluindo métricas como taxa de abertura de e-mails, engajamento nas plataformas de intranet, e feedback dos usuários.
A partir dessa análise, é possível identificar pontos fortes e áreas de melhoria nas iniciativas de comunicação.
A transparência na comunicação dos resultados e a utilização de feedback contínuo são fundamentais para ajustar e melhorar as estratégias de comunicação de forma contínua.
- PDCA focus: Check
- Periodicidade: Trimestral
| # | Nome da Atividade | Descrição | Inputs | Outputs | RACI | DARE |
| 1 | Collect Communication Data | Coletar dados de desempenho dos canais de comunicação implementados. | Dados de desempenho, feedback de usuários | Dados de comunicação coletados | Responsible: IT Governance & Transformation; Accountable: IT Governance & Transformation; Consulted: All areas; Informed: All areas | Decider: IT Governance & Transformation; Advisor: All areas; Recommender: Data, AI & New Technology; Executer: IT Governance & Transformation |
| 2 | Analyze Communication Metrics | Analisar as métricas de desempenho dos canais de comunicação. | Dados de comunicação coletados | Análise das métricas | Responsible: IT Governance & Transformation; Accountable: IT Governance & Transformation; Consulted: All areas; Informed: All areas | Decider: IT Governance & Transformation; Advisor: All areas; Recommender: Solution Engineering & Development; Executer: IT Governance & Transformation |
| 3 | Conduct Communication Reviews | Realizar revisões periódicas de comunicação com as equipes de TI. | Análise das métricas | Relatórios de comunicação | Responsible: IT Governance & Transformation; Accountable: IT Governance & Transformation; Consulted: All areas; Informed: All areas | Decider: IT Governance & Transformation; Advisor: All areas; Recommender: Architecture & Technology Visioning; Executer: IT Governance & Transformation |
| 4 | Communicate Results | Comunicar os resultados das análises de desempenho para as partes interessadas. | Relatórios de comunicação | Resultados comunicados | Responsible: IT Governance & Transformation; Accountable: IT Governance & Transformation; Consulted: All areas; Informed: All areas | Decider: IT Governance & Transformation; Advisor: All areas; Recommender: Data, AI & New Technology; Executer: IT Governance & Transformation |
| 5 | Identify Improvement Areas | Identificar áreas de melhoria na comunicação com base nos resultados monitorados. | Resultados comunicados | Oportunidades de melhoria identificadas | Responsible: IT Governance & Transformation; Accountable: IT Governance & Transformation; Consulted: All areas; Informed: All areas | Decider: IT Governance & Transformation; Advisor: All areas; Recommender: Solution Engineering & Development; Executer: IT Governance & Transformation |
Review and Optimize Communication Strategy
Revisar e otimizar a estratégia de comunicação com base nos resultados e feedbacks obtidos é essencial para garantir a melhoria contínua e a eficácia das iniciativas de comunicação.
Este processo envolve a análise dos resultados das avaliações de comunicação, a incorporação de feedback das partes interessadas e a implementação de mudanças necessárias para melhorar a estratégia de comunicação.
A revisão deve considerar as melhores práticas do setor, bem como as lições aprendidas de ciclos anteriores, para assegurar que as mudanças implementadas estejam alinhadas com os objetivos estratégicos da organização.
A comunicação das atualizações é fundamental para garantir que todas as partes interessadas estejam cientes das mudanças e possam se adaptar adequadamente.
- PDCA focus: Act
- Periodicidade: Semestral
| # | Nome da Atividade | Descrição | Inputs | Outputs | RACI | DARE |
| 1 | Evaluate Current Strategy | Avaliar criticamente a estratégia de comunicação atual. | Resultados de avaliações, feedback de stakeholders | Relatório de avaliação da estratégia atual | Responsible: IT Governance & Transformation; Accountable: IT Governance & Transformation; Consulted: All areas; Informed: All areas | Decider: IT Governance & Transformation; Advisor: All areas; Recommender: Data, AI & New Technology; Executer: IT Governance & Transformation |
| 2 | Identify Strategy Improvements | Identificar melhorias na estratégia de comunicação. | Relatório de avaliação da estratégia atual | Áreas de aprimoramento identificadas | Responsible: IT Governance & Transformation; Accountable: IT Governance & Transformation; Consulted: All areas; Informed: All areas | Decider: IT Governance & Transformation; Advisor: All areas; Recommender: Solution Engineering & Development; Executer: IT Governance & Transformation |
| 3 | Develop Improvement Plan | Desenvolver um plano detalhado para melhorar a estratégia de comunicação. | Áreas de aprimoramento identificadas | Plano de melhoria desenvolvido | Responsible: IT Governance & Transformation; Accountable: IT Governance & Transformation; Consulted: All areas; Informed: All areas | Decider: IT Governance & Transformation; Advisor: All areas; Recommender: Architecture & Technology Visioning; Executer: IT Governance & Transformation |
| 4 | Implement Strategy Improvements | Implementar as melhorias conforme o plano desenvolvido. | Plano de melhoria desenvolvido | Melhorias implementadas | Responsible: IT Governance & Transformation; Accountable: IT Governance & Transformation; Consulted: All areas; Informed: All areas | Decider: IT Governance & Transformation; Advisor: All areas; Recommender: Data, AI & New Technology; Executer: IT Governance & Transformation |
| 5 | Communicate Strategy Updates | Comunicar as atualizações da estratégia de comunicação para as partes interessadas. | Melhorias implementadas | Atualizações comunicadas | Responsible: IT Governance & Transformation; Accountable: IT Governance & Transformation; Consulted: All areas; Informed: All areas | Decider: IT Governance & Transformation; Advisor: All areas; Recommender: Solution Engineering & Development; Executer: IT Governance & Transformation |