Develop Change Management Plans
Desenvolver planos de gestão de mudanças é um processo essencial que envolve a criação de um plano abrangente e detalhado para gerenciar mudanças nos serviços de TI.
Este plano deve incluir uma análise aprofundada das necessidades de mudança, a definição de objetivos claros e mensuráveis, a identificação de riscos potenciais e a elaboração de estratégias para mitigar esses riscos.
O plano também deve estabelecer procedimentos para a comunicação eficaz das mudanças, garantindo que todas as partes interessadas estejam cientes e preparadas para as mudanças propostas.
Além disso, o plano deve definir os recursos necessários, os cronogramas de implementação e os responsáveis por cada etapa do processo.
A criação deste plano é fundamental para garantir que as mudanças sejam implementadas de forma controlada e eficaz, minimizando o impacto nas operações do negócio e nos usuários finais.
- PDCA focus: Plan
- Periodicidade: Anual
| # | Nome da Atividade | Descrição | Inputs | Outputs | RACI | DARE |
| 1 | Conduct Needs Analysis | Realizar uma análise das necessidades de mudança. | Dados de desempenho, feedback dos stakeholders | Relatório de necessidades | Responsible: IT Infrastructure & Operation; Accountable: IT Infrastructure & Operation; Consulted: Architecture & Technology Visioning; Informed: Cybersecurity | Decider: IT Infrastructure & Operation; Advisor: Architecture & Technology Visioning; Recommender: Cybersecurity; Executer: IT Infrastructure & Operation |
| 2 | Define Change Objectives | Definir os objetivos específicos das mudanças. | Relatório de necessidades, metas de negócio | Objetivos de mudança definidos | Responsible: IT Infrastructure & Operation; Accountable: IT Infrastructure & Operation; Consulted: Solution Engineering & Development; Informed: IT Governance & Transformation | Decider: IT Infrastructure & Operation; Advisor: Solution Engineering & Development; Recommender: IT Governance & Transformation; Executer: IT Infrastructure & Operation |
| 3 | Identify Risks and Mitigation | Identificar os riscos associados às mudanças e desenvolver estratégias de mitigação. | Objetivos de mudança, análise de riscos | Plano de mitigação de riscos | Responsible: IT Infrastructure & Operation; Accountable: IT Infrastructure & Operation; Consulted: Cybersecurity; Informed: Data, AI & New Technology | Decider: IT Infrastructure & Operation; Advisor: Cybersecurity; Recommender: Data, AI & New Technology; Executer: IT Infrastructure & Operation |
| 4 | Develop Communication Plan | Desenvolver um plano de comunicação para as mudanças. | Objetivos de mudança, stakeholders | Plano de comunicação | Responsible: IT Infrastructure & Operation; Accountable: IT Infrastructure & Operation; Consulted: IT Governance & Transformation; Informed: Solution Engineering & Development | Decider: IT Infrastructure & Operation; Advisor: IT Governance & Transformation; Recommender: Solution Engineering & Development; Executer: IT Infrastructure & Operation |
| 5 | Create Implementation Timeline | Criar um cronograma detalhado para a implementação das mudanças. | Plano de comunicação, recursos necessários | Cronograma de implementação | Responsible: IT Infrastructure & Operation; Accountable: IT Infrastructure & Operation; Consulted: Architecture & Technology Visioning; Informed: Cybersecurity | Decider: IT Infrastructure & Operation; Advisor: Architecture & Technology Visioning; Recommender: Cybersecurity; Executer: IT Infrastructure & Operation |
Identify Change Requirements
Identificar os requisitos para mudanças é uma etapa crucial no processo de gestão de mudanças.
Este processo envolve a coleta e análise de informações detalhadas sobre as mudanças propostas, incluindo a identificação dos sistemas e processos que serão afetados, as dependências e as interações com outras áreas de TI e de negócios.
A identificação dos requisitos deve considerar tanto os aspectos técnicos quanto os impactos organizacionais e operacionais.
É importante garantir que todos os requisitos sejam documentados de forma clara e compreensível, servindo como base para o desenvolvimento de planos de mudança detalhados.
Além disso, este processo deve incluir a validação dos requisitos com as partes interessadas para assegurar que todas as necessidades sejam atendidas e que os objetivos de mudança sejam alcançados de forma eficaz.
- PDCA focus: Plan
- Periodicidade: Semestral
| # | Nome da Atividade | Descrição | Inputs | Outputs | RACI | DARE |
| 1 | Gather Change Information | Coletar informações detalhadas sobre as mudanças propostas. | Propostas de mudança, feedback dos usuários | Dados coletados | Responsible: IT Infrastructure & Operation; Accountable: IT Infrastructure & Operation; Consulted: Solution Engineering & Development; Informed: IT Governance & Transformation | Decider: IT Infrastructure & Operation; Advisor: Solution Engineering & Development; Recommender: IT Governance & Transformation; Executer: IT Infrastructure & Operation |
| 2 | Analyze System Impact | Analisar o impacto das mudanças nos sistemas existentes. | Dados coletados, documentação de sistemas | Relatório de impacto | Responsible: IT Infrastructure & Operation; Accountable: IT Infrastructure & Operation; Consulted: Architecture & Technology Visioning; Informed: Cybersecurity | Decider: IT Infrastructure & Operation; Advisor: Architecture & Technology Visioning; Recommender: Cybersecurity; Executer: IT Infrastructure & Operation |
| 3 | Identify Dependencies | Identificar dependências e interações com outras áreas de TI e de negócios. | Relatório de impacto, dados de dependências | Lista de dependências | Responsible: IT Infrastructure & Operation; Accountable: IT Infrastructure & Operation; Consulted: Data, AI & New Technology; Informed: Solution Engineering & Development | Decider: IT Infrastructure & Operation; Advisor: Data, AI & New Technology; Recommender: Solution Engineering & Development; Executer: IT Infrastructure & Operation |
| 4 | Validate Requirements | Validar os requisitos identificados com as partes interessadas. | Lista de dependências, feedback dos stakeholders | Requisitos validados | Responsible: IT Infrastructure & Operation; Accountable: IT Infrastructure & Operation; Consulted: IT Governance & Transformation; Informed: Architecture & Technology Visioning | Decider: IT Infrastructure & Operation; Advisor: IT Governance & Transformation; Recommender: Architecture & Technology Visioning; Executer: IT Infrastructure & Operation |
| 5 | Document Change Requirements | Documentar todos os requisitos de mudança de forma clara e compreensível. | Requisitos validados, melhores práticas | Documentação de requisitos | Responsible: IT Infrastructure & Operation; Accountable: IT Infrastructure & Operation; Consulted: Solution Engineering & Development; Informed: Cybersecurity | Decider: IT Infrastructure & Operation; Advisor: Solution Engineering & Development; Recommender: Cybersecurity; Executer: IT Infrastructure & Operation |
Implement Change Initiatives
Implementar as iniciativas de mudança conforme planejado é um processo vital para garantir que as mudanças nos serviços de TI sejam executadas de maneira controlada e eficaz.
Este processo envolve a execução das ações definidas nos planos de mudança, incluindo a configuração de sistemas, a implementação de novos processos e a atualização de procedimentos.
É fundamental seguir rigorosamente os cronogramas e as etapas estabelecidas, garantindo a coordenação entre as diversas equipes envolvidas.
Durante a implementação, é essencial monitorar continuamente o progresso e resolver quaisquer problemas que possam surgir, minimizando o impacto nas operações do negócio.
Além disso, a comunicação constante com as partes interessadas é crucial para garantir que todos estejam cientes do status das mudanças e possam fornecer feedback conforme necessário.
- PDCA focus: Do
- Periodicidade: Contínua
| # | Nome da Atividade | Descrição | Inputs | Outputs | RACI | DARE |
| 1 | Execute Change Actions | Executar as ações definidas nos planos de mudança. | Plano de mudança, recursos necessários | Ações executadas | Responsible: IT Infrastructure & Operation; Accountable: IT Infrastructure & Operation; Consulted: Solution Engineering & Development; Informed: Cybersecurity | Decider: IT Infrastructure & Operation; Advisor: Solution Engineering & Development; Recommender: Cybersecurity; Executer: IT Infrastructure & Operation |
| 2 | Monitor Progress | Monitorar o progresso da implementação das mudanças. | Ações executadas, cronograma | Relatório de progresso | Responsible: IT Infrastructure & Operation; Accountable: IT Infrastructure & Operation; Consulted: Architecture & Technology Visioning; Informed: IT Governance & Transformation | Decider: IT Infrastructure & Operation; Advisor: Architecture & Technology Visioning; Recommender: IT Governance & Transformation; Executer: IT Infrastructure & Operation |
| 3 | Resolve Issues | Resolver quaisquer problemas que surgirem durante a implementação. | Relatório de progresso, feedback dos usuários | Problemas resolvidos | Responsible: IT Infrastructure & Operation; Accountable: IT Infrastructure & Operation; Consulted: Cybersecurity; Informed: Data, AI & New Technology | Decider: IT Infrastructure & Operation; Advisor: Cybersecurity; Recommender: Data, AI & New Technology; Executer: IT Infrastructure & Operation |
| 4 | Communicate Status | Comunicar o status da implementação das mudanças às partes interessadas. | Problemas resolvidos, relatório de progresso | Comunicação de status | Responsible: IT Infrastructure & Operation; Accountable: IT Infrastructure & Operation; Consulted: IT Governance & Transformation; Informed: Solution Engineering & Development | Decider: IT Infrastructure & Operation; Advisor: IT Governance & Transformation; Recommender: Solution Engineering & Development; Executer: IT Infrastructure & Operation |
| 5 | Finalize Implementation | Finalizar a implementação das mudanças e preparar a documentação final. | Comunicação de status, feedback dos stakeholders | Implementação finalizada | Responsible: IT Infrastructure & Operation; Accountable: IT Infrastructure & Operation; Consulted: Architecture & Technology Visioning; Informed: Cybersecurity | Decider: IT Infrastructure & Operation; Advisor: Architecture & Technology Visioning; Recommender: Cybersecurity; Executer: IT Infrastructure & Operation |
Monitor Change Execution
Monitorar continuamente a execução das mudanças é essencial para garantir que as mudanças planejadas estejam sendo implementadas conforme o previsto e que quaisquer problemas sejam rapidamente identificados e resolvidos.
Este processo envolve a coleta e análise de dados de desempenho, a comparação dos resultados com os objetivos estabelecidos e a identificação de desvios ou áreas de melhoria.
O monitoramento deve ser contínuo e detalhado, cobrindo todos os aspectos das mudanças, desde a conformidade com os cronogramas até a avaliação do impacto nas operações e nos usuários finais.
A comunicação constante com as partes interessadas é fundamental para garantir a transparência e a colaboração durante todo o processo.
Além disso, a documentação rigorosa das atividades de monitoramento é crucial para a revisão e otimização futura dos processos de mudança.
- PDCA focus: Check
- Periodicidade: Contínua
| # | Nome da Atividade | Descrição | Inputs | Outputs | RACI | DARE |
| 1 | Collect Performance Data | Coletar dados de desempenho das mudanças em andamento. | Dados de desempenho, feedback dos usuários | Dados coletados | Responsible: IT Infrastructure & Operation; Accountable: IT Infrastructure & Operation; Consulted: Solution Engineering & Development; Informed: IT Governance & Transformation | Decider: IT Infrastructure & Operation; Advisor: Solution Engineering & Development; Recommender: IT Governance & Transformation; Executer: IT Infrastructure & Operation |
| 2 | Analyze Data | Analisar os dados coletados para avaliar a conformidade com os objetivos de mudança. | Dados coletados, metas de desempenho | Relatório de análise | Responsible: IT Infrastructure & Operation; Accountable: IT Infrastructure & Operation; Consulted: Architecture & Technology Visioning; Informed: Cybersecurity | Decider: IT Infrastructure & Operation; Advisor: Architecture & Technology Visioning; Recommender: Cybersecurity; Executer: IT Infrastructure & Operation |
| 3 | Identify Issues and Deviations | Identificar problemas e desvios nos resultados das mudanças. | Relatório de análise, feedback dos usuários | Lista de problemas e desvios | Responsible: IT Infrastructure & Operation; Accountable: IT Infrastructure & Operation; Consulted: Cybersecurity; Informed: Data, AI & New Technology | Decider: IT Infrastructure & Operation; Advisor: Cybersecurity; Recommender: Data, AI & New Technology; Executer: IT Infrastructure & Operation |
| 4 | Implement Corrective Actions | Implementar ações corretivas para resolver problemas identificados. | Lista de problemas e desvios, plano de ação | Ações corretivas implementadas | Responsible: IT Infrastructure & Operation; Accountable: IT Infrastructure & Operation; Consulted: IT Governance & Transformation; Informed: Solution Engineering & Development | Decider: IT Infrastructure & Operation; Advisor: IT Governance & Transformation; Recommender: Solution Engineering & Development; Executer: IT Infrastructure & Operation |
| 5 | Communicate Results | Comunicar os resultados das ações corretivas aos stakeholders. | Ações corretivas, relatório de desempenho | Relatório de comunicação | Responsible: IT Infrastructure & Operation; Accountable: IT Infrastructure & Operation; Consulted: Architecture & Technology Visioning; Informed: Cybersecurity | Decider: IT Infrastructure & Operation; Advisor: Architecture & Technology Visioning; Recommender: Cybersecurity; Executer: IT Infrastructure & Operation |
Review and Optimize Change Processes
Revisar e otimizar os processos de mudança com base nos resultados obtidos é uma etapa essencial para garantir a melhoria contínua na gestão de mudanças.
Este processo envolve a análise dos dados de desempenho e dos feedbacks recebidos para identificar áreas de melhoria.
A revisão deve considerar as lições aprendidas durante a implementação das mudanças, as tendências de desempenho e as melhores práticas do setor.
As atualizações nos processos de mudança devem ser documentadas de forma clara e comunicadas a todas as partes envolvidas para garantir que as melhorias sejam compreendidas e implementadas eficazmente.
Este processo assegura que as estratégias de mudança permaneçam relevantes e eficazes, permitindo que a organização continue a maximizar os benefícios das mudanças e a responder rapidamente às novas demandas e desafios.
- PDCA focus: Act
- Periodicidade: Trimestral
| # | Nome da Atividade | Descrição | Inputs | Outputs | RACI | DARE |
| 1 | Evaluate Change Results | Avaliar os resultados das mudanças implementadas. | Dados de desempenho, feedback dos stakeholders | Relatório de avaliação | Responsible: IT Infrastructure & Operation; Accountable: IT Infrastructure & Operation; Consulted: Solution Engineering & Development; Informed: IT Governance & Transformation | Decider: IT Infrastructure & Operation; Advisor: Solution Engineering & Development; Recommender: IT Governance & Transformation; Executer: IT Infrastructure & Operation |
| 2 | Identify Improvement Areas | Identificar áreas de melhoria com base na avaliação dos resultados. | Relatório de avaliação, feedback dos stakeholders | Lista de áreas de melhoria | Responsible: IT Infrastructure & Operation; Accountable: IT Infrastructure & Operation; Consulted: Architecture & Technology Visioning; Informed: Cybersecurity | Decider: IT Infrastructure & Operation; Advisor: Architecture & Technology Visioning; Recommender: Cybersecurity; Executer: IT Infrastructure & Operation |
| 3 | Update Change Processes | Atualizar os processos de mudança para incorporar as melhorias identificadas. | Lista de áreas de melhoria, melhores práticas | Processos de mudança atualizados | Responsible: IT Infrastructure & Operation; Accountable: IT Infrastructure & Operation; Consulted: Data, AI & New Technology; Informed: Solution Engineering & Development | Decider: IT Infrastructure & Operation; Advisor: Data, AI & New Technology; Recommender: Solution Engineering & Development; Executer: IT Infrastructure & Operation |
| 4 | Document Changes | Documentar as mudanças nos processos de gestão de mudanças. | Processos de mudança atualizados, feedback dos stakeholders | Documentação de mudanças | Responsible: IT Infrastructure & Operation; Accountable: IT Infrastructure & Operation; Consulted: Cybersecurity; Informed: IT Governance & Transformation | Decider: IT Infrastructure & Operation; Advisor: Cybersecurity; Recommender: IT Governance & Transformation; Executer: IT Infrastructure & Operation |
| 5 | Communicate Updates | Comunicar as atualizações dos processos aos stakeholders relevantes. | Documentação de mudanças, plano de comunicação | Comunicação de atualizações | Responsible: IT Infrastructure & Operation; Accountable: IT Infrastructure & Operation; Consulted: Architecture & Technology Visioning; Informed: Cybersecurity | Decider: IT Infrastructure & Operation; Advisor: Architecture & Technology Visioning; Recommender: Cybersecurity; Executer: IT Infrastructure & Operation |