Develop Contracts Management Plans
Desenvolver planos detalhados para a gestão de contratos e fornecedores de TI é essencial para assegurar que a organização estabeleça relações benéficas e eficazes com seus fornecedores.
Este processo envolve a definição de estratégias para a negociação de contratos, a criação de critérios de avaliação e seleção de fornecedores, e a formulação de políticas de conformidade contratual.
O plano deve considerar aspectos financeiros, de qualidade e de risco, garantindo que os contratos sejam vantajosos e que os fornecedores atendam às necessidades da organização.
Além disso, o plano deve promover a transparência e a comunicação eficaz entre as partes envolvidas, assegurando que todos os stakeholders estejam alinhados com os objetivos e expectativas da organização.
- PDCA focus: Plan
- Periodicidade: Anual
| # | Nome da Atividade | Descrição | Inputs | Outputs | RACI | DARE |
| 1 | Gather Contract Data | Coletar dados sobre contratos existentes e requisitos futuros de TI. | Contratos atuais, requisitos de TI | Dados de contratos coletados | Responsible: IT Governance & Transformation; Accountable: IT Governance & Transformation; Consulted: All areas; Informed: All areas | Decider: IT Governance & Transformation; Advisor: Architecture & Technology Visioning; Recommender: IT Infrastructure & Operation; Executer: IT Governance & Transformation |
| 2 | Identify Contract Goals | Identificar os objetivos contratuais alinhados aos objetivos estratégicos. | Objetivos estratégicos, feedback de stakeholders | Objetivos contratuais identificados | Responsible: IT Governance & Transformation; Accountable: IT Governance & Transformation; Consulted: All areas; Informed: All areas | Decider: IT Governance & Transformation; Advisor: Solution Engineering & Development; Recommender: Data, AI & New Technology; Executer: IT Governance & Transformation |
| 3 | Develop Contract Strategies | Desenvolver estratégias para alcançar os objetivos contratuais. | Objetivos contratuais, dados de contratos | Estratégias contratuais desenvolvidas | Responsible: IT Governance & Transformation; Accountable: IT Governance & Transformation; Consulted: All areas; Informed: All areas | Decider: IT Governance & Transformation; Advisor: Architecture & Technology Visioning; Recommender: IT Infrastructure & Operation; Executer: IT Governance & Transformation |
| 4 | Create Contract Plan Document | Criar o documento do plano de gestão de contratos detalhado. | Estratégias contratuais, objetivos | Documento do plano de contratos | Responsible: IT Governance & Transformation; Accountable: IT Governance & Transformation; Consulted: All areas; Informed: All areas | Decider: IT Governance & Transformation; Advisor: Solution Engineering & Development; Recommender: Data, AI & New Technology; Executer: IT Governance & Transformation |
| 5 | Review and Approve Contract Plan | Revisar e aprovar o plano de gestão de contratos com todas as partes interessadas. | Documento do plano de contratos | Plano de contratos aprovado | Responsible: IT Governance & Transformation; Accountable: IT Governance & Transformation; Consulted: All areas; Informed: All areas | Decider: IT Governance & Transformation; Advisor: Architecture & Technology Visioning; Recommender: IT Infrastructure & Operation; Executer: IT Governance & Transformation |
Identify Contract Requirements
Identificar os requisitos contratuais para TI é um processo crítico para assegurar que os contratos atendam às necessidades operacionais e estratégicas da organização.
Este processo envolve uma análise detalhada das necessidades de TI, incluindo requisitos técnicos, operacionais e de conformidade.
A avaliação deve abranger a identificação de termos e condições contratuais, expectativas de desempenho, e garantias de qualidade.
A participação ativa das partes interessadas é fundamental para garantir que todos os requisitos sejam capturados e priorizados corretamente.
A identificação dos requisitos também deve considerar potenciais riscos e estratégias de mitigação, assegurando a continuidade e a eficácia dos serviços fornecidos.
- PDCA focus: Plan
- Periodicidade: Anual
| # | Nome da Atividade | Descrição | Inputs | Outputs | RACI | DARE |
| 1 | Assess Current Contracts | Avaliar os contratos atuais de TI e identificar áreas de melhoria. | Contratos atuais, feedback de stakeholders | Avaliação dos contratos atuais | Responsible: IT Governance & Transformation; Accountable: IT Governance & Transformation; Consulted: All areas; Informed: All areas | Decider: IT Governance & Transformation; Advisor: Solution Engineering & Development; Recommender: IT Infrastructure & Operation; Executer: IT Governance & Transformation |
| 2 | Determine Future Needs | Determinar as necessidades futuras de TI com base nos objetivos estratégicos. | Objetivos estratégicos, tendências de mercado | Necessidades futuras de TI identificadas | Responsible: IT Governance & Transformation; Accountable: IT Governance & Transformation; Consulted: All areas; Informed: All areas | Decider: IT Governance & Transformation; Advisor: Architecture & Technology Visioning; Recommender: Data, AI & New Technology; Executer: IT Governance & Transformation |
| 3 | Identify Legal Requirements | Identificar os requisitos legais e regulatórios aplicáveis aos contratos de TI. | Normas legais, políticas internas | Requisitos legais identificados | Responsible: IT Governance & Transformation; Accountable: IT Governance & Transformation; Consulted: All areas; Informed: All areas | Decider: IT Governance & Transformation; Advisor: Solution Engineering & Development; Recommender: IT Infrastructure & Operation; Executer: IT Governance & Transformation |
| 4 | Define Performance Expectations | Definir as expectativas de desempenho para os fornecedores de TI. | Requisitos de TI, feedback de stakeholders | Expectativas de desempenho definidas | Responsible: IT Governance & Transformation; Accountable: IT Governance & Transformation; Consulted: All areas; Informed: All areas | Decider: IT Governance & Transformation; Advisor: Architecture & Technology Visioning; Recommender: Data, AI & New Technology; Executer: IT Governance & Transformation |
| 5 | Validate Requirements with Stakeholders | Validar os requisitos contratuais com as partes interessadas relevantes. | Requisitos identificados, feedback | Requisitos validados | Responsible: IT Governance & Transformation; Accountable: IT Governance & Transformation; Consulted: All areas; Informed: All areas | Decider: IT Governance & Transformation; Advisor: Solution Engineering & Development; Recommender: IT Infrastructure & Operation; Executer: IT Governance & Transformation |
Implement Contracts Management Solutions
Implementar as soluções de gestão de contratos conforme planejado é essencial para assegurar que a organização estabeleça e mantenha relações eficazes e benéficas com seus fornecedores.
Este processo envolve a execução das estratégias definidas no plano de gestão de contratos, incluindo a negociação de termos e condições, a formalização de contratos, e a comunicação contínua com os fornecedores.
A implementação deve garantir que todos os procedimentos contratuais sejam seguidos rigorosamente, minimizando riscos e maximizando valor.
A monitorização contínua do progresso e a resolução de problemas que possam surgir são fundamentais para o sucesso da implementação.
A colaboração eficaz entre as equipes de TI e fornecedores é crucial para garantir a aderência aos objetivos contratuais.
- PDCA focus: Do
- Periodicidade: Contínua
| # | Nome da Atividade | Descrição | Inputs | Outputs | RACI | DARE |
| 1 | Negotiate Contract Terms | Negociar os termos e condições dos contratos com os fornecedores selecionados. | Plano de contratos, critérios de negociação | Termos e condições negociados | Responsible: IT Governance & Transformation; Accountable: IT Governance & Transformation; Consulted: All areas; Informed: All areas | Decider: IT Governance & Transformation; Advisor: Architecture & Technology Visioning; Recommender: IT Infrastructure & Operation; Executer: IT Governance & Transformation |
| 2 | Formalize Contracts | Formalizar os contratos conforme os termos negociados. | Termos e condições negociados, políticas internas | Contratos formalizados | Responsible: IT Governance & Transformation; Accountable: IT Governance & Transformation; Consulted: All areas; Informed: All areas | Decider: IT Governance & Transformation; Advisor: Solution Engineering & Development; Recommender: Data, AI & New Technology; Executer: IT Governance & Transformation |
| 3 | Communicate Contract Details | Comunicar os detalhes dos contratos às partes interessadas. | Contratos formalizados, dados contratuais | Detalhes dos contratos comunicados | Responsible: IT Governance & Transformation; Accountable: IT Governance & Transformation; Consulted: All areas; Informed: All areas | Decider: IT Governance & Transformation; Advisor: Architecture & Technology Visioning; Recommender: IT Infrastructure & Operation; Executer: IT Governance & Transformation |
| 4 | Implement Contract Procedures | Implementar os procedimentos contratuais e monitorar a conformidade. | Contratos formalizados, políticas internas | Procedimentos contratuais implementados | Responsible: IT Governance & Transformation; Accountable: IT Governance & Transformation; Consulted: All areas; Informed: All areas | Decider: IT Governance & Transformation; Advisor: Solution Engineering & Development; Recommender: Data, AI & New Technology; Executer: IT Governance & Transformation |
| 5 | Resolve Contract Issues | Resolver quaisquer problemas que surjam durante a implementação dos contratos. | Relatórios de progresso, feedback de stakeholders | Problemas contratuais resolvidos | Responsible: IT Governance & Transformation; Accountable: IT Governance & Transformation; Consulted: All areas; Informed: All areas | Decider: IT Governance & Transformation; Advisor: Architecture & Technology Visioning; Recommender: IT Infrastructure & Operation; Executer: IT Governance & Transformation |
Monitor Contract Performance
Monitorar o desempenho dos contratos de TI é essencial para garantir que os fornecedores cumpram os termos acordados e que os serviços fornecidos atendam às necessidades da organização.
Este processo envolve a coleta e análise de dados de desempenho dos contratos, a comparação desses dados com os KPIs estabelecidos e a identificação de desvios ou problemas.
Relatórios regulares devem ser preparados e comunicados às partes interessadas para garantir a transparência e a responsabilidade.
A monitorização contínua permite a detecção precoce de problemas, possibilitando a tomada de ações corretivas imediatas.
A comunicação e a colaboração entre as equipes de TI e fornecedores são essenciais para o sucesso deste processo.
- PDCA focus: Check
- Periodicidade: Mensal
| # | Nome da Atividade | Descrição | Inputs | Outputs | RACI | DARE |
| 1 | Define Monitoring Criteria | Definir os critérios de monitoramento baseados nos KPIs contratuais. | KPIs contratuais, dados históricos | Critérios de monitoramento definidos | Responsible: IT Governance & Transformation; Accountable: IT Governance & Transformation; Consulted: All areas; Informed: All areas | Decider: IT Governance & Transformation; Advisor: Architecture & Technology Visioning; Recommender: IT Infrastructure & Operation; Executer: IT Governance & Transformation |
| 2 | Collect Contract Data | Coletar dados de desempenho contínuos dos contratos. | Ferramentas de monitoramento, relatórios de fornecedores | Dados de desempenho coletados | Responsible: IT Governance & Transformation; Accountable: IT Governance & Transformation; Consulted: All areas; Informed: All areas | Decider: IT Governance & Transformation; Advisor: Solution Engineering & Development; Recommender: Data, AI & New Technology; Executer: IT Governance & Transformation |
| 3 | Analyze Contract Performance | Analisar os dados coletados em relação aos KPIs estabelecidos. | Dados de desempenho coletados, KPIs | Análise de desempenho dos contratos | Responsible: IT Governance & Transformation; Accountable: IT Governance & Transformation; Consulted: All areas; Informed: All areas | Decider: IT Governance & Transformation; Advisor: Architecture & Technology Visioning; Recommender: IT Infrastructure & Operation; Executer: IT Governance & Transformation |
| 4 | Identify Performance Gaps | Identificar discrepâncias e falhas no desempenho dos contratos. | Análise de desempenho, relatórios de incidentes | Gaps de desempenho identificados | Responsible: IT Governance & Transformation; Accountable: IT Governance & Transformation; Consulted: All areas; Informed: All areas | Decider: IT Governance & Transformation; Advisor: Solution Engineering & Development; Recommender: Data, AI & New Technology; Executer: IT Governance & Transformation |
| 5 | Report Contract Performance | Preparar e apresentar relatórios de desempenho dos contratos para as partes interessadas. | Análise de desempenho dos contratos, dados coletados | Relatórios de desempenho dos contratos | Responsible: IT Governance & Transformation; Accountable: IT Governance & Transformation; Consulted: All areas; Informed: All areas | Decider: IT Governance & Transformation; Advisor: Architecture & Technology Visioning; Recommender: IT Infrastructure & Operation; Executer: IT Governance & Transformation |
Review and Optimize Contracts Management Processes
Revisar e otimizar continuamente os processos de gestão de contratos com base nos resultados obtidos é essencial para garantir a eficiência e a eficácia da estratégia de fornecimento.
Este processo envolve a análise dos dados de desempenho dos contratos, a identificação de oportunidades de melhoria e a implementação de ajustes nos processos de gestão de contratos.
A revisão deve considerar as melhores práticas do mercado e as lições aprendidas de ciclos anteriores.
A comunicação das melhorias implementadas é fundamental para garantir a adesão e o entendimento por parte de todas as partes interessadas, promovendo uma cultura de aprimoramento contínuo e eficiência na gestão de contratos.
- PDCA focus: Act
- Periodicidade: Semestral
| # | Nome da Atividade | Descrição | Inputs | Outputs | RACI | DARE |
| 1 | Evaluate Contract Performance | Avaliar os resultados do desempenho dos contratos com base nos KPIs. | Relatórios de desempenho, KPIs | Avaliação de desempenho dos contratos | Responsible: IT Governance & Transformation; Accountable: IT Governance & Transformation; Consulted: All areas; Informed: All areas | Decider: IT Governance & Transformation; Advisor: Architecture & Technology Visioning; Recommender: Data, AI & New Technology; Executer: IT Governance & Transformation |
| 2 | Identify Improvement Areas | Identificar áreas de melhoria nos processos de gestão de contratos. | Avaliação de desempenho dos contratos | Áreas de melhoria identificadas | Responsible: IT Governance & Transformation; Accountable: IT Governance & Transformation; Consulted: All areas; Informed: All areas | Decider: IT Governance & Transformation; Advisor: Solution Engineering & Development; Recommender: IT Infrastructure & Operation; Executer: IT Governance & Transformation |
| 3 | Develop Improvement Plan | Desenvolver um plano detalhado para melhorar os processos de gestão de contratos. | Áreas de melhoria identificadas | Plano de melhoria desenvolvido | Responsible: IT Governance & Transformation; Accountable: IT Governance & Transformation; Consulted: All areas; Informed: All areas | Decider: IT Governance & Transformation; Advisor: Architecture & Technology Visioning; Recommender: Data, AI & New Technology; Executer: IT Governance & Transformation |
| 4 | Implement Process Improvements | Implementar as melhorias conforme o plano desenvolvido. | Plano de melhoria desenvolvido | Melhorias implementadas | Responsible: IT Governance & Transformation; Accountable: IT Governance & Transformation; Consulted: All areas; Informed: All areas | Decider: IT Governance & Transformation; Advisor: Solution Engineering & Development; Recommender: IT Infrastructure & Operation; Executer: IT Governance & Transformation |
| 5 | Communicate Process Updates | Comunicar as atualizações dos processos de gestão de contratos para as partes interessadas. | Melhorias implementadas | Atualizações comunicadas | Responsible: IT Governance & Transformation; Accountable: IT Governance & Transformation; Consulted: All areas; Informed: All areas | Decider: IT Governance & Transformation; Advisor: Architecture & Technology Visioning; Recommender: Data, AI & New Technology; Executer: IT Governance & Transformation |