Develop Collaboration Strategy
Desenvolver uma estratégia para promover a colaboração interna e externa da TI é um passo crucial para fortalecer a integração e o trabalho conjunto entre equipes.
Este processo envolve a criação de um plano estratégico que define os objetivos de colaboração, identifica as ferramentas e plataformas necessárias, e estabelece as melhores práticas para incentivar a cooperação.
A estratégia deve ser alinhada com os objetivos organizacionais e deve considerar as necessidades específicas de diferentes departamentos e stakeholders, inclusive os externos, como clientes, parceiros, ecossistema de inovação, consultorias, unidades externas, outras empresas do grupo, etc.
O processo também inclui a definição de métricas para medir a eficácia das iniciativas de colaboração e a identificação de recursos e treinamentos necessários para implementar a estratégia com sucesso.
Além disso, é essencial promover uma cultura organizacional que valorize e recompense a colaboração.
- PDCA focus: Plan
- Periodicidade: Anual
| # | Nome da Atividade | Descrição | Inputs | Outputs | RACI | DARE |
| 1 | Identify Collaboration Needs | Identificar as necessidades de colaboração entre as áreas de TI e com outras áreas. | Feedback de stakeholders, análise de necessidades | Necessidades de colaboração identificadas | Responsible: IT Governance & Transformation; Accountable: IT Governance & Transformation; Consulted: All areas; Informed: All areas | Decider: IT Governance & Transformation; Advisor: All areas; Recommender: Architecture & Technology Visioning; Executer: IT Governance & Transformation |
| 2 | Define Collaboration Objectives | Definir objetivos específicos de colaboração alinhados com a estratégia organizacional. | Estratégia organizacional, feedback de stakeholders | Objetivos de colaboração definidos | Responsible: IT Governance & Transformation; Accountable: IT Governance & Transformation; Consulted: All areas; Informed: All areas | Decider: IT Governance & Transformation; Advisor: All areas; Recommender: Solution Engineering & Development; Executer: IT Governance & Transformation |
| 3 | Select Collaboration Tools | Selecionar ferramentas e plataformas que facilitam a colaboração eficaz. | Feedback de stakeholders, análise de necessidades | Ferramentas de colaboração selecionadas | Responsible: IT Governance & Transformation; Accountable: IT Governance & Transformation; Consulted: All areas; Informed: All areas | Decider: IT Governance & Transformation; Advisor: All areas; Recommender: Data, AI & New Technology; Executer: IT Governance & Transformation |
| 4 | Develop Collaboration Guidelines | Desenvolver diretrizes e melhores práticas para promover a colaboração. | Ferramentas de colaboração, objetivos de colaboração | Diretrizes de colaboração desenvolvidas | Responsible: IT Governance & Transformation; Accountable: IT Governance & Transformation; Consulted: All areas; Informed: All areas | Decider: IT Governance & Transformation; Advisor: All areas; Recommender: Architecture & Technology Visioning; Executer: IT Governance & Transformation |
| 5 | Create Implementation Plan | Criar um plano de implementação detalhado para a estratégia de colaboração. | Diretrizes de colaboração, objetivos de colaboração | Plano de implementação criado | Responsible: IT Governance & Transformation; Accountable: IT Governance & Transformation; Consulted: All areas; Informed: All areas | Decider: IT Governance & Transformation; Advisor: All areas; Recommender: Solution Engineering & Development; Executer: IT Governance & Transformation |
Identify Collaboration Objectives
Identificar os objetivos específicos de colaboração entre as diversas áreas de TI e com áreas externas é fundamental para garantir que as iniciativas de colaboração estejam alinhadas com as metas estratégicas da organização.
Este processo envolve a análise das necessidades de cada área, a definição de objetivos claros e específicos, e a determinação dos resultados esperados.
Os objetivos de colaboração devem ser SMART (específicos, mensuráveis, atingíveis, relevantes e temporais) para assegurar que possam ser monitorados e avaliados.
A participação das partes interessadas é essencial para garantir que os objetivos atendam às suas expectativas e necessidades.
Este processo também deve considerar os desafios e oportunidades de colaboração específicos da organização.
- PDCA focus: Plan
- Periodicidade: Anual
| # | Nome da Atividade | Descrição | Inputs | Outputs | RACI | DARE |
| 1 | Assess Collaboration Needs | Avaliar as necessidades de colaboração de cada área da TI e stakeholders externos. | Feedback de stakeholders, análise de necessidades | Necessidades de colaboração avaliadas | Responsible: IT Governance & Transformation; Accountable: IT Governance & Transformation; Consulted: All areas; Informed: All areas | Decider: IT Governance & Transformation; Advisor: All areas; Recommender: Data, AI & New Technology; Executer: IT Governance & Transformation |
| 2 | Define SMART Collaboration Objectives | Definir objetivos de colaboração que sejam específicos, mensuráveis, atingíveis, relevantes e temporais (SMART). | Análise de necessidades, feedback de stakeholders | Objetivos SMART de colaboração definidos | Responsible: IT Governance & Transformation; Accountable: IT Governance & Transformation; Consulted: All areas; Informed: All areas | Decider: IT Governance & Transformation; Advisor: All areas; Recommender: Solution Engineering & Development; Executer: IT Governance & Transformation |
| 3 | Align Objectives with Strategy | Alinhar os objetivos de colaboração com a estratégia organizacional e de TI. | Objetivos SMART, estratégia organizacional | Objetivos alinhados com a estratégia | Responsible: IT Governance & Transformation; Accountable: IT Governance & Transformation; Consulted: All areas; Informed: All areas | Decider: IT Governance & Transformation; Advisor: All areas; Recommender: Architecture & Technology Visioning; Executer: IT Governance & Transformation |
| 4 | Establish Measurement Criteria | Estabelecer critérios e métricas para medir o sucesso dos objetivos de colaboração. | Objetivos alinhados com a estratégia | Critérios de medição estabelecidos | Responsible: IT Governance & Transformation; Accountable: IT Governance & Transformation; Consulted: All areas; Informed: All areas | Decider: IT Governance & Transformation; Advisor: All areas; Recommender: Data, AI & New Technology; Executer: IT Governance & Transformation |
| 5 | Communicate Collaboration Objectives | Comunicar os objetivos de colaboração para todas as partes interessadas. | Critérios de medição estabelecidos | Objetivos comunicados | Responsible: IT Governance & Transformation; Accountable: IT Governance & Transformation; Consulted: All areas; Informed: All areas | Decider: IT Governance & Transformation; Advisor: All areas; Recommender: Solution Engineering & Development; Executer: IT Governance & Transformation |
Implement Collaboration Initiatives
Implementar iniciativas de colaboração, como ferramentas de comunicação e plataformas de compartilhamento de documentos, é essencial para garantir que as equipes possam trabalhar juntas de maneira eficaz.
Este processo envolve a seleção, configuração e lançamento de ferramentas e plataformas que facilitem a colaboração.
A implementação deve considerar a facilidade de uso, a segurança da informação e a integração com os sistemas existentes.
Além disso, deve incluir a formação dos usuários e a criação de diretrizes claras sobre o uso adequado das ferramentas de colaboração.
A avaliação contínua da eficácia das ferramentas é necessária para realizar ajustes e melhorias conforme necessário.
- PDCA focus: Do
- Periodicidade: Contínua
| # | Nome da Atividade | Descrição | Inputs | Outputs | RACI | DARE |
| 1 | Select Collaboration Tools | Selecionar as ferramentas de colaboração mais adequadas para a organização. | Feedback de stakeholders, análise de necessidades | Ferramentas de colaboração selecionadas | Responsible: IT Governance & Transformation; Accountable: IT Governance & Transformation; Consulted: All areas; Informed: All areas | Decider: IT Governance & Transformation; Advisor: All areas; Recommender: Architecture & Technology Visioning; Executer: IT Governance & Transformation |
| 2 | Configure Collaboration Platforms | Configurar as plataformas de colaboração selecionadas de acordo com as necessidades da organização. | Ferramentas selecionadas | Plataformas configuradas | Responsible: IT Governance & Transformation; Accountable: IT Governance & Transformation; Consulted: All areas; Informed: All areas | Decider: IT Governance & Transformation; Advisor: All areas; Recommender: Solution Engineering & Development; Executer: IT Governance & Transformation |
| 3 | Launch Collaboration Initiatives | Lançar as iniciativas de colaboração e disponibilizá-las para os usuários. | Plataformas configuradas | Iniciativas de colaboração lançadas | Responsible: IT Governance & Transformation; Accountable: IT Governance & Transformation; Consulted: All areas; Informed: All areas | Decider: IT Governance & Transformation; Advisor: All areas; Recommender: Data, AI & New Technology; Executer: IT Governance & Transformation |
| 4 | Train Users | Treinar os usuários no uso adequado das ferramentas de colaboração implementadas. | Iniciativas de colaboração lançadas | Usuários treinados | Responsible: IT Governance & Transformation; Accountable: IT Governance & Transformation; Consulted: All areas; Informed: All areas | Decider: IT Governance & Transformation; Advisor: All areas; Recommender: Architecture & Technology Visioning; Executer: IT Governance & Transformation |
| 5 | Create Usage Guidelines | Criar diretrizes claras sobre o uso adequado das ferramentas de colaboração. | Usuários treinados | Diretrizes de uso criadas | Responsible: IT Governance & Transformation; Accountable: IT Governance & Transformation; Consulted: All areas; Informed: All areas | Decider: IT Governance & Transformation; Advisor: All areas; Recommender: Solution Engineering & Development; Executer: IT Governance & Transformation |
Monitor Collaboration Effectiveness
Monitorar continuamente a eficácia das iniciativas de colaboração utilizando indicadores-chave de desempenho (KPIs) é essencial para garantir que as metas de colaboração sejam atingidas.
Este processo envolve a coleta e análise de dados de desempenho das ferramentas e plataformas de colaboração, incluindo métricas como uso das plataformas, engajamento dos usuários e feedback dos usuários.
A partir dessa análise, é possível identificar pontos fortes e áreas de melhoria nas iniciativas de colaboração.
A transparência na comunicação dos resultados e a utilização de feedback contínuo são fundamentais para ajustar e melhorar as estratégias de colaboração de forma contínua.
- PDCA focus: Check
- Periodicidade: Trimestral
| # | Nome da Atividade | Descrição | Inputs | Outputs | RACI | DARE |
| 1 | Collect Collaboration Data | Coletar dados de desempenho das ferramentas e plataformas de colaboração implementadas. | Dados de desempenho, feedback de usuários | Dados de colaboração coletados | Responsible: IT Governance & Transformation; Accountable: IT Governance & Transformation; Consulted: All areas; Informed: All areas | Decider: IT Governance & Transformation; Advisor: All areas; Recommender: Data, AI & New Technology; Executer: IT Governance & Transformation |
| 2 | Analyze Collaboration Metrics | Analisar as métricas de desempenho das ferramentas e plataformas de colaboração. | Dados de colaboração coletados | Análise das métricas | Responsible: IT Governance & Transformation; Accountable: IT Governance & Transformation; Consulted: All areas; Informed: All areas | Decider: IT Governance & Transformation; Advisor: All areas; Recommender: Solution Engineering & Development; Executer: IT Governance & Transformation |
| 3 | Conduct Collaboration Reviews | Realizar revisões periódicas de colaboração com as equipes de TI. | Análise das métricas | Relatórios de colaboração | Responsible: IT Governance & Transformation; Accountable: IT Governance & Transformation; Consulted: All areas; Informed: All areas | Decider: IT Governance & Transformation; Advisor: All areas; Recommender: Architecture & Technology Visioning; Executer: IT Governance & Transformation |
| 4 | Communicate Results | Comunicar os resultados das análises de desempenho para as partes interessadas. | Relatórios de colaboração | Resultados comunicados | Responsible: IT Governance & Transformation; Accountable: IT Governance & Transformation; Consulted: All areas; Informed: All areas | Decider: IT Governance & Transformation; Advisor: All areas; Recommender: Data, AI & New Technology; Executer: IT Governance & Transformation |
| 5 | Identify Improvement Areas | Identificar áreas de melhoria na colaboração com base nos resultados monitorados. | Resultados comunicados | Oportunidades de melhoria identificadas | Responsible: IT Governance & Transformation; Accountable: IT Governance & Transformation; Consulted: All areas; Informed: All areas | Decider: IT Governance & Transformation; Advisor: All areas; Recommender: Solution Engineering & Development; Executer: IT Governance & Transformation |
Review and Optimize Collaboration Processes
Revisar e otimizar os processos de colaboração com base nos resultados e feedbacks obtidos é essencial para garantir a melhoria contínua e a eficácia das iniciativas de colaboração.
Este processo envolve a análise dos resultados das avaliações de colaboração, a incorporação de feedback das partes interessadas e a implementação de mudanças necessárias para melhorar os processos de colaboração.
A revisão deve considerar as melhores práticas do setor, bem como as lições aprendidas de ciclos anteriores, para assegurar que as mudanças implementadas estejam alinhadas com os objetivos estratégicos da organização.
A comunicação das atualizações é fundamental para garantir que todas as partes interessadas estejam cientes das mudanças e possam se adaptar adequadamente.
- PDCA focus: Act
- Periodicidade: Semestral
| # | Nome da Atividade | Descrição | Inputs | Outputs | RACI | DARE |
| 1 | Evaluate Current Processes | Avaliar criticamente os processos de colaboração atuais. | Resultados de avaliações, feedback de stakeholders | Relatório de avaliação dos processos atuais | Responsible: IT Governance & Transformation; Accountable: IT Governance & Transformation; Consulted: All areas; Informed: All areas | Decider: IT Governance & Transformation; Advisor: All areas; Recommender: Data, AI & New Technology; Executer: IT Governance & Transformation |
| 2 | Identify Process Improvements | Identificar melhorias nos processos de colaboração. | Relatório de avaliação dos processos atuais | Áreas de aprimoramento identificadas | Responsible: IT Governance & Transformation; Accountable: IT Governance & Transformation; Consulted: All areas; Informed: All areas | Decider: IT Governance & Transformation; Advisor: All areas; Recommender: Solution Engineering & Development; Executer: IT Governance & Transformation |
| 3 | Develop Improvement Plan | Desenvolver um plano detalhado para melhorar os processos de colaboração. | Áreas de aprimoramento identificadas | Plano de melhoria desenvolvido | Responsible: IT Governance & Transformation; Accountable: IT Governance & Transformation; Consulted: All areas; Informed: All areas | Decider: IT Governance & Transformation; Advisor: All areas; Recommender: Architecture & Technology Visioning; Executer: IT Governance & Transformation |
| 4 | Implement Process Improvements | Implementar as melhorias conforme o plano desenvolvido. | Plano de melhoria desenvolvido | Melhorias implementadas | Responsible: IT Governance & Transformation; Accountable: IT Governance & Transformation; Consulted: All areas; Informed: All areas | Decider: IT Governance & Transformation; Advisor: All areas; Recommender: Data, AI & New Technology; Executer: IT Governance & Transformation |
| 5 | Communicate Process Updates | Comunicar as atualizações dos processos de colaboração para as partes interessadas. | Melhorias implementadas | Atualizações comunicadas | Responsible: IT Governance & Transformation; Accountable: IT Governance & Transformation; Consulted: All areas; Informed: All areas | Decider: IT Governance & Transformation; Advisor: All areas; Recommender: Solution Engineering & Development; Executer: IT Governance & Transformation |